档案室管理制度
(一)档案室职责
1.贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、方针、政策和规章制度,制订本所的档案管理规章。
2.指导和督促本所各业务部门的归档工作。
3.集中统计管理本处的各种门类和载体的档案,积极开展档案的编研和提供利用工作,为全所的各项工作服务。
4.按规定向市档案馆移交有关档案。
5.完成领导交办的其他有关档案业务工作。
(二)立卷档案制度
立卷归档是档案工作的基础。为实现本所档案的集中统一管理,确保档案齐全、完整、安全,更好地为各项工作服务,特制定本制度。
1.凡本所业务活动中形成的或以本单位名义上报、下发的各种门类和载体的文件材料,以及反映本单位工作主要职能和基本历史面貌,具有一定保存价值的文件材料,都属收集归档范围,由综合员收集、整理、统一归档。会计档案由会计人员按照会计档案管理办法进行整理、立卷归档。
2.坚持每年初根据实际情况修改完善立卷归档类目,平时办理完毕的文件材料及时归入相应类目,便于平时利
用查找,减少年终组卷工作量。
3.归档文件必须完整、系统,成套。应按照文件材料形成的自然规律,保持它们之间的历史联系,区分不同保存价值,分类立卷,便于保管利用。
4.凡属归档的每份文件材料,均应做到正件与附件,印件与底稿,请示与批复及文件材料页数齐全完整。立卷时正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,批复在前,请示在后,重要法规性文件的历次稿依次排在定稿之后。
5.归档的音像资料需标明对象、时间、地点、中心内容和制作者。
6.每年六月底前,必须完成上年度文件材料立卷归档、有关数据统计、登记台账、编制检索工具等工作。